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办公自动化OA需求

知识作者：书香门第论坛 2024-12-26 03:22:02

OA办公系统是基于当前网络应用的最新技术进行开发实现,基于“协同、开放、整合”的理念进行开发实现,OA办公自动化系统属于协作协同应用软件,高效地整合现有的用户流程和资源,为优化管理、提高工作效率提供了一套完整的解决方案。系统以工作流为中心,整合公文管理、知识管理、用户管理、信息门户、动态表单、WAP等应用,为用户提供了一个高效协同的平台,基于Internet、WAP进行各种事务处理,真正实现远程办公和移动办公。

2 建设原则

系统的建设将遵循以下原则 :

2.1 系统工程原则

严格按系统工程和软件工程的思想和方法进行系统设计和实现。在应用开发中按ISO9000质量管理体系的要求进行项目开发管理。

2.2 先进性原则

当前各种技术发展日新月异,为了保证现有技术的先进性,适应计算机与通讯技术未来的发展,应当采用先进的计算机和通讯技术,以保证当前的设计能够满足未来几年内的技术发展要求,不至于系统刚建成就被淘汰。在系统设计过程中要确保系统的先进性,在信息技术发展过程中可以以最小的代价适应其发展,确保现行的系统可以与业务需求能够同步增长,即使在企业急骤扩张中配套系统也无需对系统重新进行设计和规划。

2.3 可扩展性和可维护性原则

系统开发商要确保所设计的软件系统具有较好的移植性、扩展性、维护性,系统易于二次开发,保证系统在建成之后维护管理简单方便,在考虑设计余量的前提下系统的软硬件功能可扩展。

2.4 安全、可靠性原则

针对系统的应用需求,具有高安全性的特点和要求。要求系统必须具备较高的可靠性和较强的动态适应能力,有适当的权限控制功能。在系统投入使用之后,必须确保系统具备较强的抗干扰能力、容错能力、检错能力和纠错能力,此外,系统还必须具备较强的信息恢复能力和系统重建能力 ;保证系统核心功能可以7×24小时连续运行。

2.5 使用成熟的技术原则

基于J2EE平台上的信息管理平台支持现有流行的各种国内外的J2EE应用服务器。系统的稳定性、可靠性、安全性、扩展性等诸多指标都得到了很大的提高,其各方面的性能已经达到了国内先进水平。

2.6 权衡原则

系统设计中要在先进性、实用性、可靠性、安全性、可扩展性,可管理性等诸多方面进行权衡,综合分析考虑。

2.7 易用性原则

系统设计基于B/S体系结构,充分考虑操作者的特点,采用人性化设计,方便易用 , 所以在操作上非常方便,只要食药局用户经常浏览网页,收发邮件,只要经过简单的培训就可以进行网上办公了。

2.8 可管理性原则

一个容易管理的系统不但可大大降低系统管理员的负担,而且能够在系统发生任何问题的时候都能够很容易地进行诊断,并采取有效措施,确保系统处在良好运行的状态。

3 需求分析

3.1 业务需求分析

3.1.1 确保信息可以迅速传达到给所有目标人员

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限,所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

(1)每个人可以迅速找到自己需要的文档、资料

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果,资料,使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息,员工快速得到组织给予员工的帮助,得到自己需要的资料,不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等,依靠个人的协调能力获得资料。

(2)积累大量无形资产

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来,随时随地全球员工都可以共享,积累了最宝贵的资产。

(3)流程运行速度与效率可以大大提高,减少协作工作成本

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公,解决时间和空间的问题,实现事务处理“零响应”,每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题,办理完毕即刻进入下一办理人,实现流程在各个环节之间的零传递时间。

(4)流程得以规范、减少人为错误

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程,把流程的各种规则固化下来,让每个人按规定的流程规则运转,每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则,减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

(5)用流程为纽带整合各个孤立的数据,实现全面的协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源,从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线,从而构成一个整合的企业业务系统。

(6)分析流程各环节办理效率

通过协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高,哪个环节办事效率低,便于快速把脉,出台治疗方案。

(7)沟通成本更低、沟通方式更加丰富,沟通效率大大提高

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界,员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通,并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户,沟通形式更加丰富,效率更高。

(8)掌握业务情况 , 实现实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料,查阅各种流程审批情况,查看下达的工作任务开展情况,办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况,办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。领导可以有计划地安排时间,排除打扰,不再被各种请示、报告、请款单打断工作思路领导可以按自己的时间计划审批流程,查看下属工作情况,约见客户,避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

3.2 安全防护需求

安全防护需求包括物理设备与网络安全需求、数据安全存储需求、数据安全使用需求三部分 :

3.2.1 物理设备与网络的安全需求。

要提供物理设备与网络状态检测、分析和管理的工具,进行科学分区和地址规划,防范恶意入侵,从而保证物理设备与网络安全有效运行,保证信息传递中的安全。

(1)防火墙

在网络边界处和各安全域内部边界均部署防火墙系统,通过防火墙的访问控制策略实现区域间访问控制 ;

部署防火墙,通过规则配置可提供明确的允许或拒绝访问的能力,控制力度可实现到协议端口级 ;

在防火墙上启用内容过滤功能,可实现基于源、目标IP地址的HTTP、FTP、TELNET、SMTP、POP3等协议命令级的控制 ;

防火墙可通过调整会话保存时间自动终止网络连接。同时业务系统对于处于非活动状态的会话也会自动断开 ;

边界部署的防火墙和流控系统实现对网络最大流量、并发连接数的限制。

(2)DDOS

抵御SYN Flood、UDP Flood /UDP DNS Query Flood、ICMP Flood、ACKFlood、Connection Flood、HTTP GetFlood等攻击。检测出各种混合复杂的DDo S攻击,在不影响正常业务流量情况下对潜在攻击精确识别,实时阻断,保证了合法流量的传输,减轻出口网关设备的性能压力,保障用户业务系统的持续性和稳定性。

(3)入侵防御系统(IPS)

对进出网络的数据进行入侵行为进行检测 , 包括 :端口扫描、强力攻击、木马后门攻击等各类攻击行为。

同时可对这些攻击进行记录,还可以进行邮件、声音、SNMP、短信等报警

(4)WEB应用防火墙(WAF)

针对web应用系统,通过部署web应用防火墙来实现入侵检测及异常检测,智能分析应用缺陷、屏蔽恶意请求、防范网页篡改、阻断应用攻击,全方位保护WEB应用。

(5)网页防篡改

对Web站点目录提供全方位的保护,防止黑客、病毒等对目录中的网页、电子文档、图片、数据库等任何类型的文件进行非法篡改和破坏。防篡改系统保护网站安全运行,维护政府和企业形象,保障互联网业务的正常运营,彻底解决网站被非法修改的问题。

(6)应用负载均衡

进行链路负载均衡、服务器负载均衡、全局负载均衡、商业智能分析功能,以及缓存、压缩、SSL卸载、TCP连接复用等优化特性。提供单边加速功能,提高低质量网络环境下远端用户的访问速度

(7)堡垒主机

针对企业内部网络设备和服务器进行保护,对此类资产的常用访问方式进行监控和审计,实现对用户行为的控制、追踪、判定。实现单点登录、集中账号管理、身份认证、资源授权、访问控制和操作审计等功能

(8)数据库审计系统